Lühidalt: Excel ei ole vaenlane. Probleem algab siis, kui samu andmeid hoitakse mitmes failis ja/või keegi tipib neid käsitsi ümber. Ühe süsteemini jõuad väikeste sammudega: kaardista üks protsess, vii üle kõige valusam tabel ja seo see teiste programmidega. Suurt IT-projekti selleks vaja ei ole.
Kas see pilt on tuttav? Tellimused tulevad e-kirjaga, laoseis on Excelis, tööde graafik paberil seinal ja hinnakiri kellegi arvutis failina „hinnakiri_UUS_lõplik2.xlsx“. Kõik töötab, kuni üks inimene jääb töölt eemale, keegi kirjutab vajaliku info valesse faili või kustutab poolkogemata õige dokumendi. Neid olukordi, mis võivad tekitada segadust või lausa halvata töö, on kümneid.
Siis selgub, et pool ettevõtte teadmisest on ühe inimese peas. Teine pool on failides, millest keegi ei tea, milline on viimane versioon.
Excel on hea tööriist, aga halb süsteem
Excel sobib suurepäraselt ühekordseks arvutamiseks, analüüsiks, kiireks ülevaateks, uue tööprotsessi loomiseks ja testimiseks. Probleemid algavad siis, kui Excelist saab ettevõtte andmebaas.
Andmed on tänapäeval ettevõtte üks suurimaid varasid. Kui neid hoitakse mitmes aktiivselt kasutatavas failis ja kantakse regulaarselt käsitsi ümber, on vigade oht suur. Lisaks kulub ühel hetkel rohkem aega andmete otsimisele ja kontrollimisele kui tööle endale.
Märgid, et Sinu ettevõte on Excelist välja kasvanud
- Sama infot sisestatakse mitu korda. Tellimus tuleb e-kirjaga, läheb Excelisse ja siis arvele.
- Keegi ei tea kindlalt, milline fail on õige. Igaühel on oma koopia.
- Ülevaate saamiseks pead kellelegi helistama. Laoseis, tööde seis ja tasumata arved ei ole ühest kohast näha.
- Vead tulevad välja alles siis, kui klient helistab. Vale kogus, unustatud tellimus, topeltarve.
- Teadmine on ühe inimese käes. Kui tema on eemal, jääb töö seisma.
Kui tunned ära kaks või enam punkti, maksad juba praegu käsitsitöö eest, mida saab üsna lihtsalt vältida. Lihtne arvutus: kui kaks töötajat kulutavad kumbki 4 tundi nädalas ümbertippimisele, kontrollimisele või mõnele muule ebaefektiivsele tegevusele, teeb see aastas ligi 370 ebaotstarbekalt kasutatud töötundi. Liiga palju, eks ole?
Miks suur IT-projekt ei ole vastus
Paljud ettevõtjad lükkavad muutust edasi, sest kardavad suurt projekti. See tähendab nende silmis kallist arendust, pikka juurutamist ja meeskonda, kes tahab ikkagi vana Exceli juurde tagasi minna.
See hirm on põhjendatud. Kui kõik muudetakse korraga, ei jõua inimesed uue süsteemiga harjuda ja vana Excel jääb salaja edasi elama. Parem tee on väikesed sammud, millest igaüks annab kohe tulemuse.
Viis sammu ühe süsteemini väikeettevõttes
- Kaardista üks protsess. Võta näiteks tee tellimusest arveni. Pane kirja, kes mida teeb, kuhu andmed kirjutatakse ja kus neid ümber tipitakse. Paber ja pliiats sobivad selleks hästi.
- Vali üks kitsaskoht. Alusta kohast, mis võtab kõige rohkem aega või toob kõige rohkem vigu. Kõike ei pea korraga muutma.
- Leia sobiv tööriist. Sageli piisab mõnest avatud platvormiga valmis pilvetarkvarast, mis on teatud piirini kasutatav täiesti tasuta. Vajadusel saab luua õhukese lisakihi, et töötajatel ja klientidel oleks lihtsam infot sisestada ja edastada. Selliste lahenduste arendus on täna lihtsam ja soodsam, kui enamik meist arvata oskab.
- Ühenda süsteemid. Päringud, pakkumised, tellimused ja arved on ühes loogilises jadas ja keegi ei pea neid ümber tippima. Nii tekib üks tõeallikas: iga andmed sisestatakse üks kord ja kõik näevad sama infot.
- Kasuta alguses paralleelselt. Hoia vana ja uut lahendust paar nädalat kõrvuti ning õpeta meeskond välja. Seejärel jääb Excel ainult ühekordseteks tegevusteks ja testimiseks.
Excel ei pea meie töölaualt kaduma. See jääb alles sinna, kus protsessid pole veel lõplikult paigas ja andmed sageli muutuvad. Standardiseeritud tööprotsessid liiguvad süsteemi, kus on üks tõeallikas ja reaalajas ülevaade.
Eesmärk ei ole uus programm. Eesmärk on, et iga info sisestatakse ainult üks kord.
Mis muutub igapäevatöös
| Enne | Pärast |
|---|---|
| Tellimus kirjutatakse e-kirjast Excelisse ja sealt arvele | Tellimus sisestatakse üks kord ja arve tekib sellest ise |
| Laoseisu teab see, kes viimati faili uuendas | Laoseis on reaalajas näha kõigile, kes seda vajavad |
| Kuu lõpus kulub päev aruannete kokkupanekule | Aruanne on alati olemas, sest andmed on ühes kohas |
| Puhkuse ajal jääb töö seisma | Info on süsteemis, mitte ühe inimese peas |
Kõige suurem muutus ei ole tehniline. Juht saab vastuse küsimusele „kuidas meil läheb?“ paari klikiga, mitte kolme telefonikõnega. Meeskond saab need tunnid tagasi tööle, mis päriselt raha toob.
Kas see end ka rahas ära tasub? Selle saab enne ostu välja arvutada. Kuidas, loe artiklist Digitaliseerimise ROI: millal investeering end ära tasub.
Üks samm, mida saad täna ise teha
Tee endale ümbertippimise kaart. Võta paberileht ja kirjuta üles kõik Excelid ja paberid, mida Sinu ettevõttes nädala jooksul kasutatakse. Lisa iga juurde kolm asja:
- kes seda uuendab;
- kust andmed sinna tulevad;
- kuhu need edasi lähevad.
Märgi ära kohad, kus sama infot tipitakse teist korda. Need on Sinu esimesed automatiseerimise kohad. Kui soovid, vaatame kaardi koos üle ja hindame, milline samm annab kõige kiiremini tulemuse. Rohkem meie lähenemisest loe digitaliseerimise teenuse lehelt.