Lühidalt: digitaliseerimise ROI (Return on Investment) ehk investeeringu tasuvus näitab, kas säästetud aeg ja vähem vigu toovad sisse rohkem, kui lahendus maksab. Arvuta see enne ostu: tunnid nädalas × tunnihind × töönädalad. Allolevas näites tasub lahendus end ära umbes kuue kuuga.
„Palju see maksab ja millal see end ära tasub?“ See on esimene küsimus, mille väikeettevõtte omanik digitaliseerimise kohta küsib. Õige küsimus. Muudatuste tegemine ei saa olla eesmärk omaette. Tehtavad kulud peavad tulevikus tooma piisava kulude kokkuhoiu või tulude kasvu. ROI näitab, kui tulus on investeering. Nii ei pea juht otsustama kõhutunde järgi ega ebakindluse tõttu otsust edasi lükkama.
Kuidas ROI-d arvutada
Vaja on kahte numbrit: palju lahendus maksab ja palju see aastas säästab või kasu loob.
- Kulu on ühekordne hind (kaardistus, seadistus, ühendused) pluss kuutasud.
- Sääst või kasu on peamiselt aeg: tunnid, mida Sinu inimesed praegu käsitsitööle kulutavad, korrutatuna tunnihinnaga. Kasu võib olla ka lisatulu, näiteks kui sama meeskond jõuab teenindada rohkem kliente.
Valem on lihtne:
- ROI = (aastane sääst või kasu − aastane kulu) ÷ aastane kulu × 100%
- Tasuvusaeg kuudes = ühekordne investeering ÷ igakuine netosääst
Tunnihinnana kasuta tööjõukulu koos maksudega, mitte netopalka. Töönädalaid arvesta aastas umbes 46, sest puhkused ja pühad jäävad välja.
Kõige raskem on teada, palju aega käsitööle päriselt kulub. Hinnangud on tavaliselt liiga väikesed, sest töö on jaotunud väikesteks tükkideks: viis minutit siin, kümme seal. Palu meeskonnal üks nädal kirja panna, kui palju aega kulub andmete sisestamisele, ümbertippimisele ja kontrollimisele. Juba ühe nädala andmed annavad arvutusele kindla aluse.
Näidisarvutus: väike tootmisettevõte
Võtame väikese tootmisettevõtte, kus kolm töötajat sisestavad tellimusi ja arveid käsitsi. Numbrid on näitlikud. Asenda need oma ettevõtte numbritega.
| Rida | Arvutus | Tulemus |
|---|---|---|
| Käsitsitöö nädalas | 3 inimest × 5 h | 15 h |
| Tööjõukulu koos maksudega | näide | 18 €/h |
| Käsitsitöö hind aastas | 15 h × 18 € × 46 nädalat | 12 420 € |
| Sääst aastas | lahendus vähendab käsitsitööd 70% | 8 694 € |
| Lahenduse kulu 1. aastal | 4 000 € ühekordselt + 60 € kuus | 4 720 € |
| ROI 1. aastal | (8 694 € − 4 720 €) ÷ 4 720 € | 84% |
| Tasuvusaeg | 4 000 € ÷ (724 € − 60 €) kuus | umbes 6 kuud |
Teisest aastast alates jääb kuludesse ainult kuutasu, 720 € aastas. Sääst jääb samaks.
Kasu, mida tabelisse kirja ei pane
Ajasääst on kõige lihtsam mõõta, aga mitte ainus kasu. Need read jäävad arvutusest tavaliselt välja, kuigi omaniku jaoks loevad sageli kõige rohkem:
- Vähem vigu. Vale arve või unustatud tellimus maksab aega ja kliendi usaldust.
- Raha laekub kiiremini. Kui arve tekib tellimusest kohe, ei jää see nädalaks ootele.
- Reaalajas ülevaade. Otsused tehakse faktide, mitte tunde järgi.
- Väiksem sõltuvus ühest inimesest. Info on süsteemis, mitte kellegi peas.
Kui tasuvus tuleb välja juba ainult ajasäästu pealt, on need read boonus.
Millal digitaliseerimine end ära ei tasu
Aus vastus: alati see ei tasu.
- Töö toimub harva. Kui ülesanne võtab kord kuus pool tundi, ei too automatiseerimine olulist säästu.
- Protsess ise on segane. Segase protsessi automatiseerimine teeb segaduse lihtsalt kiiremaks. Kõigepealt tuleb protsess kaardistada ja korda teha.
- Lahendus on vajadusest suurem. Kui vaja on ühte korralikku tabelit, ei ole mõtet osta ERP-d (Enterprise Resource Planning) ehk kogu ettevõtet hõlmavat ressursiplaneerimise süsteemi.
Seepärast algab hea projekt kaardistusest ja digitaliseerimise teekaardist, mitte tarkvara valikust.
Kuidas hoida riski väiksena
- Alusta ühest kitsaskohast. Vali see, kus käsitsitöö maksab kõige rohkem. Väike esimene samm annab kiire tulemuse ja näitab, kas suund on õige.
- Lepi mõõdik ette kokku. Näiteks „käsitsitöö tunnid nädalas“ või „arve väljastamise aeg“. Mõõda olukorda enne ja pärast.
- Lepi eesmärgid ette kokku. Softios kehtib põhimõte: kui lepime eesmärgid ette kokku ja neid ei saavutata, maksame kokkulepitud ulatuses raha tagasi.
Üks samm, mida saad täna ise teha
Vali üks töö, mida Sinu ettevõttes iga nädal korratakse. Kirjuta üles, mitu inimest seda teeb, mitu tundi nädalas see võtab ja milline on nende tunnihind koos maksudega. Korruta need omavahel ja seejärel 46-ga.
See on summa, mida see töö Sulle iga aasta maksab. Kui number on suurem, kui arvasid, on see hea koht alustamiseks. Kuidas Excelist ühe süsteemini jõuda, loe artiklist Kuidas asendada Excel ühe süsteemiga ilma suure projektita. Kuidas Softio kaardistuse ja teekaardiga töötab, loe digitaliseerimise teenuse lehelt.